[번역]대학원 지도교수님께 컨택하는 방법

https://thesistips.wordpress.com/2012/07/30/how-to-write-to-a-prospective-phd-supervisor/

이 글은 Dr. Faye Hicks께서 쓰신 위의 "How to write to a prospective PhD (or Post-Doc) supervisor"를 번역한 글입니다.

How to write to a prospective PhD (or Post-Doc) supervisor

POSTED ON JULY 30, 2012 UPDATED ON JULY 12, 2017

최근들어서 많은 사람들이 내 웹페이지에 박사과정 지도교수에게 컨택을 하는 방법을 찾다가 들어온다는 것을 알았다. 그리고 내가 개인적으로 받는 같은 종류의 이메일이나 편지들도, 나랑 전혀 관계가 없거나 정말 제대로 쓰여지지 않았다는 사실을 알게되었다. 그래서, 박사 (혹은 석사) 과정에 들어가려는 많은 학생들을 도와주기위해서 조언들은 몇가지 써보는 것도 좋은 아이디어라는 생각이든다. 똑같은 원리는 박사 후 과정을 구하려는 사람에게도 적용된다.

이러한 편지를 쓸 때는 (컨택을 할때에는) 보통 두가지의 부류이다: 당신이 경제적인 지원이 필요하거나, 아니면 필요가 없거나. 만약에 당신이 큰 장학금을 받는다거나, 개인적으로 돈이 아주 많다면, 당신은 후자에 속하며, 편지를 시작할 때에 바로 언급하는 것이 좋다. 당신은 확실하게 기억될 것이다! 왜냐하면 99%의 사람들은 지도교수에게서 어떠한 경제적인 지원을 기대하고, 대학원을 들어가기에 충분한 돈이 없기 때문이다. 당신의 미래의 지도교수가 당신이 돈이 필요없다는 것을 알면, 그는/그녀는 당신의 이메일을 더 자세히 읽을 것이며, 그 결과 합격할 가능성도 더 많아진다.

당신은 "교수님한테 굳이 미리 컨택이 필요해? 그냥 학과에 입학 신청서 작성하면 되는 거 아니야?"라고 생각할 수도 있다. 하지만 사실은, 수백명의 사람이 같은 포지션에 지원을 하고 만약 그 학교의 교수님에게 컨택이 없이 지원서만 작성했다면, 당신은 전혀 눈에 띄지 않을 것이다. 게다가, 대부분의 대학원생들 (특히 박사과정생들)과 포닥들은 특정한 교수님이 그들에게 관심을 보여서 합격되는 경우가 많다. 그래서 만약 당신이 교수님에게 컨택을 하지 않았다면, 아무도 당신을 입학시키려 압력을 넣지 않을 것이다.

당연히 다음에 오는 질문은 이제 이메일을 쓸 것인가, 아니면 편지를 쓸 것인가? 이다. 정답은 '둘다'이다. 이메일을 쓰되, 정식적인 편지의 형식으로 쓰라. 구체적으로, 제목은 유용한 정보를 담아야하며, 적절한 안부와 인사를 하고, 알맞은 문단을 쓸 것이며, 생각을 잘 정리하고, 철자와 문법이 맞게 쓰며, 제대로 된 끝맺음을 하는 것이다. 결국에는, 당신은 일자리를 위해 구직을 하는 것이고, 어떤 의미에서는, 당신의 입학 신청서가 당신의 이력서와 같고, 당신이 쓰려고하는 이메일이 구직하려는 커버레터 혹은 자기소개서와 같다는 것이다. 구직시에 자기소개서를 잘 쓰는 사람들 처럼, 미래의 지도교수에게 이메일을 잘 쓴다면, 입학의 확률은 더 높아질 것이다.

자기소개서를 쓰는 방법에 대한 내 포스트를 읽고 거기서 지도교수에게 컨택하는 팁을 얻을 수도 있겠지만, 아래에 좀더 대학원 혹은 포닥에 지원하려는 당신에게 더 맞춤의 팁이 있다.

Do Your Research - 지도교수에 대한 공부를 하라

특정한 교수에게 특정한 분야의 연구를 가지고 컨택을 하는 것은 아주 중요하다. 나는 "Dear Sir" 로 시작하면서 수신인 란에 나를 포함한 20명의 다른 사람들이 적혀있는 단체 메일들을 많이 받는다. (역주. 원글 글쓴이분께서는 여성분이십니다.) 이런 이메일들은 바로 휴지통으로 들어간다. 첫번째로, 모든 교수님들이 남성일 것이라고 생각하는 사람은 19세기에 살고 있으며 현재의 문학이나 기술과는 전혀 동떨어져있다고 생각한다. 두번째로는 나는 (다른 교수님들과 마찬가지로) 다른 19명과 동일한 이메일을 받는다면, 다른 누군가가 그 사람에게 답변을 해도 상관없겠지 라고 생각하고 내 시간을 낭비하지 않을 것이다. 더군다나, 나는 하천의 얼음을 연구하는 사람이다. 오직 그것만을 연구하고, 지하수나 상수도 시설 관리 및 건설, 화학공학이나 핵물리학은 앞으로 전혀 연구할 생각이 없다. 하지만, 엄청나게 많은 학생들이 내게 이메일을 써서 위의 주제들을 같이 연구해도 되겠는지 물어보고 (전혀 더 상관없는 주제들도 많았다), 내가 그 연구에 돈을 지불하길 바란다! 나는 그러한 이메일들도 전부 지워버린다. 만약 당신이 혹시라도 교수님도 이 주제에 관심있지 않을까하고 요행을 바라거나 잘못된 희망을 가지고 있다면, 당신은 정말 시간낭비를 하는 것이다. 생각을 해보라 - 당신은 당신이 최소한의 조사도 해보지 않은 연구분야에 들어가려고 하고 있는 것이다. (예를 들어, 인터넷에 간단히 쳐보기만 해도 당신의 관심분야에 대한 연구를 누가 하고있는 것 쯤은 간단히 알 수 있다.) 혹시라도 당신의 이메일을 읽는 교수가 있다면 그들 모두는 당신은 정말 게으르며, 연구자로써 자격이 덜 됐다고 생각할 것이다. 당연히 그들은 당신을 합격시키지 않을 것이다.

누군가가 당신을 합격시키려고 하게끔 하려는 가장 좋은 수단은, 당신의 관심분야와 같은 사람을 찾는 것이다. 그러므로, 최소한 교수님들의 홈페이지는 들어가서 당신의 분야와 어떠한 교차점이라도 있는지 찾아보아야한다. 만약에 그렇지 않으면, 당신은 당신 시간을 (교수님의 시간도) 낭비하는 것일 뿐이다. 모든 교수님들은 이미 잘 정의된 연구 분야가 있고, 그 특정한 연구분야에서 연구비를 얻는다는 것을 아는 게 중요하다. 그래서, 그들의 연구분야에 관심을 보이는 것이, 당신의 관심분야를 그들에게 설득시키는 것보다 훨씬 더 중요하다.

많은 학생들이 특정한 박사 (혹은 석사) 연구분야를 미리 생각 해놓진 않고, 박사과정을 할 수 만 있다면 거의 어떤 프로젝트도 할 의지가 있다는 것도 사실이다. 그건 정말로 괜찮으니까 이메일에서 인정하길 바란다. 사실은, 미래의 지도교수에게 어떤 연구를 하는지, 대학원생을 받을 프로젝트가 혹시 있는지 물어보길 권장한다. 개인적으로, 나는 이렇게 하는 학생들과 이메일을 주고 받는것이 그들이 무엇을 연구할 것인가에 대해 듣는 것보다 (특히 내 분야와 전혀 관계없을때에) 훨씬더 흥미있기 때문이다.

Demonstrate Your Relevant Merits - 관계있는 당신의 장점을 보여라

이것은 다시 한번 강조하지만 당신의 연구에 아주 중요하다. 당신이 충분한 학점을 가지고 있지 않은데, 대학원에 지원하는 것은 의미가 없는 짓이지만, 놀랍게도 수많은 사람들이 그렇게 하고 있다. 대부분의 대학교는 홈페이지에 학점관련 요구사항을 적어놓는다 - 그것을 확인하고 그건 "최소한의" 요구사항이라는 것을 명심하길 바란다. 이러한 최소 요구조건을 충족한다고 해서 반드시 합격하는 것은 아니다; 특히 특정한 교수님에게 컨택을 하지 않아 당신을 요구하지 않는 경우에는 더 그렇다. 또한, 프로그램에 따라 이러한 요구조건이 다르다는 것을 명심하길 바란다. 예를 들어서, 대부분의 캐나다 대학들은 공대 박사과정에 들어가기 위해 석사 학위가 필요하다. 반면에, 자연계 프로그램은 그렇지 않을 수도 있다. 당신의 미래의 지도교수에게 이메일을 쓸 때에, 이러한 요구사항을 확인했고 당신이 그것을 모두 만족한다는 것을 확실히 이야기 하라. 당신이 만약 석사를 끝냈다면, 당신의 졸업 논문 제목과 지도교수의 이름을 이메일에 적길 바란다.

또한 당신은 당신의 학력 배경이 교수의 연구 분야와 관련이 있다는 것을 보여주어야 한다. 예를 들어, 하천의 얼음을 연구하는 수자력 엔지니어로써, 나는 환경공학에 석사학위를 딴 학생을 고용하지는 않을 것이다. 우리 둘다 토목 공학과 관련은 있지만, 수자력 공학에 그렇게 관련이 있지는 않기 때문이다. 실제로, 연구에 요구되는 스킬은 당신이 어떠한 연구경험이 있는 지만큼 자세할 수도 있다. 이러한 의미에서, 당신은 정말로 교수님의 논문을 몇개 다운받아서 읽어야 하며, 그럼으로써 그들이 어떠한 학생을 찾고 있을지 생각을 해보아야 한다. 예를 들어, 만약 어떤 교수가 수학적 모델링을 연구하고 있는데 당신이 그러한 경험이 있다면 (수업을 단하나 들었을 지라도) 반드시 이메일에 그것을 이야기 하길 바란다. 그렇게 함으로써 모델링에 전혀 경험이나 관련이 없는 학생보다 훨씬 더 교수님의 흥미를 불어일으킬 수 있다. 석사를 지원하는 학생에게는 연구 경험이 훨씰 더 적게 요구될 수 있다. 그러므로 관련 수업을 들은 경험이 일반적으로 필수적이고, 어떠한 종류든 연구 겸험 (에를 들어 여름 인턴이나 협력 연구 인턴) 등은 좋은 것이지만 필수적이지는 않다.

당신이 컨택할 교수들에 대해 알아보는 것은 당신에게 맞는 사람들에게 컨택을 하게 도와줄 뿐 아니라, 당신이 주도적이고, 호기심이 많으며, 재주가 있는 사람이라는 것을 보여줌으로써 교수들의 흥미를 유발할 기회를 높이기도 한다.

Keep it Brief - 간단하게 쓰라

박사과정 지원자들에게서 받는 많은 이메일들이 너무 길다 (두 페이지 이상). 내가 그런 긴 이메일을 열게되면, 나는 주로 이메일을 잠시 닫고, 나중에 좀더 시간이 있을때 다시 열어보려고 생각한다. 하지만, 나는 하루에 100통 이상의 이메일을 받으며, 그런 경우 종종 그 이메일에 대해 잊어버리기도 한다. 때때로 나중에 보려고 이메일을 마크하기도 하지만, 나는 항상 100통 정도의 그런 마크된 이메일이 있으며, 자주 뒤섞여서 이메일을 잃어버리기도 한다. 반면에, 이메일이 한 두 문단이기만 하면, 나는 그걸 그자리에서 바로 읽는다. 내가 특별난게 아니라; 사실은 많은 교수들이 하루에 몇백통의 이메일을 받으며, 그중에 몇개만 읽는다. 당신이 이메일을 쓰면서, 그것을 간략하게 쓰려는 노력을 절실히 해야한다는 것을 명심하라. 최대한 2문단이고 그이상을 넘지 않도록 목표하는 것이 좋다. 당신의 목적은 대화를 시작하기 위해 교수의 흥미를 유발하는 것이지, 첫 이메일에서 당신의 인생스토리를 전부 털어놓을 필요는 없다.

Put Something Meaningful in the Subject Line - 제목에 무언가 의미 있는 말을 적으라

교수들과 같이 엄청난 숫자의 이메일을 받는 대부분의 사람들은 그들이 읽을 이베일의 우선순위를 제목만을 보고 정한다. 만약 당신의 이메일 제목란이 비어 있거나, "C.V." 혹은 더 최악으로 "hey professor"라고만 쓰여져 있다면, 영원히 잊혀지게 될 것이다. 당연한 이유로, "Prospective PhD student seeking to study river ice" 같은 이메일 제목은 내 관심을 확 끌 것이다. 교수생활을 하는 24년간 난 단한번도 이런 제목의 이메일을 받은 적이 없다 (적어도 내가 이글을 쓰기 전까지는 ).

Attach Supporting Material - 증명자료를 첨부하라

당신의 성적표를 스캔해서 당신의 이력서와 함께 이메일에 첨부하라. 지원 절차를 위해서 공식적인 서류를 보내야 하지만, 교수들이 그걸 직접 찾아보기에는 시간이 걸린다. 만약 이것들을 제공함으로써 교수의 시간을 절약하게 할 수 있다면, 그들은 더 회신할 가능성이 높다. 하지만 기억하라, 모든 비공식 성적표는 정식 성적표와 비교가 되어진다. 만약 그 둘 사이에 어떠한 차이도 있다면 (그것이 얼마나 작을지라도), 입학을 받을 기회는 날아가 버리는 것이다.

만약 당신이 논문이나 학회논문을 낸 적이 있다면, 그것도 이메일에 첨부하라. 이것은 당신의 연구 효율성을 증명해줄 뿐만 아니라, 교수들에게 당신의 연구배경과 글쓰기 실력을 알려주는 더좋은 지표가 된다.

Do you need to do this to get into a Masters program? - 석사에 지원할 때에도 똑같이 해야하나요?

학부생이 석사를 지원한다면? 석사 지도교수들에게 컨택을 해야하는가? 그것은 당신이 관심있고 연구하려는 특정한 분야가 있느냐 없느냐에 따라 다르다. 만약 있다면 그 분야의 교수들에게 컨택을 해서 받아줄 수 있는지 몰어보는 것이 당연하다.

Good luck !