Gun들지마의 Bioinformatics 생명정보학

오랜만에 쓰는 대학원 유학 관련 글입니다. 많은 지원자분들께서 Thank you letter를 써야하는지 그 존재조차 모르는 분들이 많아서 글을 써봅니다.

Thank you letter는 인터뷰 혹은 면접을 본 후에 감사인사를 전하는 이메일입니다. 취업 면접을 보고 나서 hiring manager 혹은 interviewer에게 시간을 내줘서 감사했다고 하는 내용의 이메일이며, 대학원 면접에도 특히 해외 대학원 면접 후에 교수님께 똑같이 이메일을 쓸 수 있습니다.

- Thank you letter는 꼭 써야하나요?

아니요. 굳이 쓰지 않으셔도 됩니다. 아마 땡큐레터를 쓰지 않으셔도 합격/불합격에는 크게 영향을 주지 않을 수 있습니다. 하지만 바르게 쓴 땡큐레터는 교수님에게 좀더 좋은 인상을 남길 수 있으며, 혹시 인터뷰 중 불만족스러운 대답을 하였거나 자신에 관한 어필이 모자라다 싶을 때 그것을 보충할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.

- Thank you letter는 언제 써야하나요?

보통 인터뷰 후 24시간에서 48시간 사이에 쓰는 것이 좋습니다. 그 이유는, 교수님의 뇌리에 인터뷰에 관한 기억이 생생하게 남아있을 때가 좋으며 너무 이른 땡큐레터는 기계적으로 보일 수도 있고 너무 늦은 땡큐레터는 부지런하지 않다는 인상을 줄 수도 있습니다.

- Thank you letter에는 어떤 내용이 들어가야 할까요?

여러가지 내용이 들어갈 수 있지만, 주로 들어가야 할 내용은 1) 인터뷰에 할애해주신 시간과 대학원생으로 고려해줘서 감사하다는 내용 2) 인터뷰 중에 나눴던 특정 주제의 대화 3) 내가 이 대학원 프로그램에 정말 관심이 있고 나는 정말 좋은 candidate이라는 강조 4) 나의 장점을 어필할 수 있는 나에 관한 한가지 구체적인 사실 등이 들어갈 수 있습니다.

또한 인터뷰 중에 말하고 싶었지만 까먹었던 내용, 교수님의 연구에 관한 좀더 심화된 질문 등이 들어갈 수 있습니다.

- Thank you letter의 예제를 보여주세요

인터넷 검색해서 가져온 몇몇 예제입니다.

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Dear Dr. Scheibel,

I wanted to thank you for generously considering me for the Masters of Biology program at MIT. I know that you have a busy schedule, and I appreciate your time interviewing me and sharing some of what makes MIT unique.

The interview with you shed some light on what I can expect in the program. I especially like how MIT has biology research labs on-site and opportunities for internships. I believe that my background in working in a biomedical research lab for the past two years has prepared me for the next step in my career, which is obtaining my graduate degree to study microbial diseases.

Again, thank you for your consideration, and I look forward to hearing from you on your final decision.

Sincerely,

Jane Doe

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Dear Dr. Roderick,

I hoped to reach out and thank you for talking with me about the opportunity to study mathematics at UCLA’s Mathematics Graduate Program. Your dedication to interviewing me with your busy schedule shows me how concerned UCLA is with considering candidates for their graduate programs.

Thank you for explaining how the library at UCLA has its own collection of mathematic resources that I could use while studying. Because of my experience in tutoring math at the undergraduate level, I think that I would be able to accomplish my dream of teaching mathematics at a university.

I am happy to have learned more about the program and hope to hear from you when final decisions are made.

Sincerely,

John Doe

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Subject Line: Thank you [Interviewer’s Name]!

Hello [Interviewer’s Name],

Thank you so much for taking the time to meet with me to discuss the [position name] position today. It was a pleasure to learn more about the position and about working with the consulting team.

Our discussion made me even more excited to join [Company name]. I was particularly interested in [something you discussed during the interview]. Considering this, I think that my [relevant skills and experiences] would make me an excellent candidate for this role.

I look forward to discussing this position with you more in the future. Please don’t hesitate to reach out if you need any additional information.

Thanks again for your time!

Best,

[Your name]

[Your email address]

[Your phone number]

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- 또한 다음은 Thank you letter에 들어가야할 항목들을 정리해놓은 좋은 글이라서 가져와보았습니다. 출처는 여기

1. Write a clear subject line

The first thing that employers (or anyone) see before opening an email is the sender and, more importantly, the subject line. Thus, it’s best to choose a subject line that clearly conveys your message. If you want to go with something a little more formal, consider something like:

• “Thank you for your time”
• “Thanks for the interview yesterday” (or today, depending on when it was)
• “I enjoyed learning more about [Company name]”

Alternatively, if you want to go with something a little more casual, feel free to choose one of these options:

• “Thank you, [Interviewer’s Name]!” 
• “Great meeting you [yesterday/today]!”
• “Thank you!”

And that’s it for the subject line! What’s next?

2. Start with a greeting

Once you’ve gotten your subject line down, it’s time to get into the actual content of the email. Wondering about the best way to do that? Start off with a personal greeting!

There are a few common ways of doing this, including “Hello [Interviewer Name]” or “Dear [Interviewer Name].” When greeting your interviewers, remember to address them with the name they provided to you, which is typically either their first name or title.

If you were interviewed by more than one person, it’s best to send thank-you notes to each of them (each with their own, unique personal greetings).

3. Show that you’re appreciative

After your greeting, it’s always best to start with an expression of gratitude. Thank your interviewer(s) for taking the time to meet with you, and for considering you for the position. Remember to be genuine and include the specific job title, as employers or hiring managers may be assessing applicants for multiple positions at once.

And, if you have anything else you want to thank your interviewer(s) for, you can do that here too.

4. Re-emphasize your interest in the position

While it’s important for your employer to know that you’re qualified and ready for the position, they also want candidates who are eager and enthusiastic about joining the company. So, when writing your thank-you email (or letter), be sure to re-emphasize your interest in the position.

Alternatively, if the interview helped you realize that you’re actually not as interested in the position as you thought you would be, make sure to state that in your email instead! This will help employers narrow down candidates, and your honesty will certainly be appreciated.

5. Mention something specific you discussed in the interview

Thank-you emails are written for many reasons. Most of all, though, they are written to stand out from other applicants. So, how can you make sure your email does just that?

Well, one way is by personalizing your thank-you email. This can, and ideally should, extend beyond the greeting. To make your email as individualized as possible, mention something specific that was discussed in the interview. This may be something that was particularly interesting to you about the position or the company itself, but be sure to explain why it stood out to you. If possible, elaborate on how your skills and experiences can help the employer reach company goals (especially if they’re relevant to what you just mentioned!).

6. Let them know that they can contact you for further information

Close off your thank-you letter by prompting your interviewer(s) to take the next step and let them know that they can contact you for further information (or a reference, another interview, etc.). Something along these lines will do the trick:

“Please feel free to contact me should you need any additional information that could assist with the decision-making process.”

7. Sign-off, professionally

Finish off your thank-you email by once again thanking your interviewers. Then, sign off with a “Sincerely,” (or “Best,” “Warmly,” “Thank you for your time,” etc.) followed by your full name. 

Be sure to list your basic contact details (i.e. email address and phone number) below your name, to make it easier for the hiring team to contact you if any further information is needed. 

And with that, you’re done! Let’s take a look at what such emails should look like when each step is completed.

다른 교수님들과 마찬가지로, 나도 내 연구실에 들어오거나 버지니아대학교에서 대학원과정을 하는데에 관심을 보이는 학생들로부터 수백통의 이메일을 받는다. 스팸이 확실히 아닌 경우엔 모두 답장을 하려고 하지만, 내가 받는 대부분의 이메일들이 그 학생들을 받아들일 마음이 들지 않게 만든다. 이 글은 나를 포함한 어떤 교수님들에게 컨택을 하려는 예비 대학원생들에게 조언을 제공할 것이다.

누구에게 컨택을 할 것인가

복붙한 단체 이메일을 다수의 교수님들에게 보내는 것은 ​아주​ 나쁜 아이디어이다. 이런 이메일은 하등의 도움도 되지 않을 뿐더러, 어떤 교수님들은 이러한 일들을 하는 학생들의 리스트를 만들어서 지원서가 반드시 탈락하도록 한다.

당신의 목표는 가능한 많은 교수님들에게 컨택을 하는 것이 아니라, 당신의 연구 지도교수로 삼을 만한 소수의 교수님들을 알아내는 것이며, 그중에 누가 가장 지도교수로 적절한지와 그들에게 당신이 가치있는 학생이라는 것을 알리는 것이다.

당신은 교수님들이 무엇을 하시는지와 누구인지에 대한 정보를 가지고 확실한 관심을 보이고 그들에게만 컨택해야한다. 교수님들의 연구에 대해서는 그들의 웹페이지 (혹은 웹페이지가 없을 경우에는 1) 학생을 받을 마음이 없거나, 2) 연구를 하고 있는 중이 아니거나 3) 너무 유명해서 이메일을 대신 받아주는 사람이 있을 경우일 것이다)를 찾아보면 알 수가 있다.

스스로 노력하라

예비 지도교수에게 컨택을 하기 전에 스스로 노력을 해보라: 지도교수의 웹페이지를 읽고 적어도 하나의 최근 논문을 읽으라. (내 웹페이지는 여기 https://www.cs.virginia.edu/evans/, 우리 연구실 블로그는 여기 www.jeffersonswheel.org 그리고 내 논문들은 여기  https://www.cs.virginia.edu/evans/pubs/에서 찾을 수 있다).

이렇게 해서 뭔가 관심이 가는 아이디어가 떠오르지 않으면, 아마 그 연구실은 당신이 흥미있어할 만한 연구실이 아니며, 그 교수님에게 컨택함으로써 시간을 낭비하지 않길 바란다. 만약에 관심이 간다면, 간단한 소개 이메일을 쓰라.

첫번째 컨택 이메일

보통의 이메일은 이런식으로 된다:

물론, 당신의 생각이 위의 예시처럼 중요한 것이 아닐 수도 있다. 하지만, 논문에서 설명된 연구에 대하여 흥미로운 질문을 할 수 있도록 노력해야하며, 논문의 앞으로의 방향이나 적용을 제안하거나, 당신이 이제까지 해온 연구와 직접적으로 관련지으라.

정확학 스펠링과 문법을 사용해서 명확하고 깔끔하게 글을 쓰는데 시간을 충분히 투자하는 것은 아주 가치있는 일이다. 모든 이메일이 그렇듯이, 메세지는 짧은 문단들로 구분지어져야 하며, 각 문장들은 간단하고 직접적이어야한다.

해서는 안될 것들

다음의 것들은 절대 하지 말길 바란다:

• 당신의 GRE점수, 학점, 학교 등수, 콜레스테롤 레벨, 좋아하는 영화 등에 대한 정보는 보내지 말길 바란다. 또한 당신이 합격할 수 있을지 여부도 묻지 마라. 공식적인 시험 점수와 성적은 당신의 합격 여부에 최소한의 영향을 줄 뿐이고, 연구자로써의 당신의 잠재력을 거의 내보이지 못한다. 아무도 이메일만으로 당신의 합격 가능 여부를 말할 수 없고 말해서도 안된다 (성가신 이메일을 보내서 그자리에서 탈락하는 경우를 제외하곤 말이다).

• 첫 이메일은 한 화면을 넘어가게 보내지 마라. 당신은 첫 이메일에서 모든것을 간략하게 언급할 수 있어야하고, 그 뒤 회신에서 더 길고 기술적으로 자세한 이메일을 쓰기 바란다.

• 당신이 얼마나 노력하고, 창의적이며 똑똑한지 말하는 것으로 시간과 공간을 낭비하지 마라 - 당신 이메일의 내용이 그것을 나타낼 수 있어야한다.

• 내가 얼마나 똑똑한지 말하는 것으로 시간가 공간을 낭비하지 마라. 당신이 내 연구실에 관심이 있다는 사실만으로 충분한 칭찬이다.

• 내 연구에 전반적으로 관심이 있다던가 당신 관심사와 연관이 된다는 넓은 의미의 문장을 쓰지 마라. 대부분의 교수님들은 여러 다른 분야에 프로젝트를 하고 계시고, 특정한 연관과 관심사를 표명하지 않으면 어떤 것에 대해 말하는지 알 수가 없다.

• 이메일에 어떤것도 첨부하지 마라. 추가적인 내용을 제공하고 싶으면 URL을 보내라 (링크 말고 일반 텍스트로). 만약에 당신이 웹페이지를 만들 줄 모른다면, 컴퓨터사이언스 대학원 프로그램에 지원해서는 안된다.

• HTML 양식 이메일이나 표준이 아닌 문자를 사용하지 마라.

• 만약 당신이 영어가 모국어가 아니라면, 보내는 사람 란이 영문으로 표기 되게 확인하라. 만약 영어사용자가 발음하거나 알아보기 힘든 이름을 가지고 있다면, 그들이 알아보고 말하기 쉽게 만드는 것도 좋다. 우리가 편하라고 이름을 바꾸게 하는 것은 문화적인 무시이며 불공평하다고 생각한다! 하지만, 당신이 합격하고 나면 사람들에게 당신이 어떤 이름으로 불리고 싶은지 말할 수 있어야한다.
  
  당신의 공식적이고 법적인 이름을 공식 입학 지원서에 쓰는 것이 필요하다, 그러므로 만약 교수님들과 그 공식적인 이름과 다른 이름을 쓴다면, 그 다른 이름을 지원서에 기입해서 그들이 당신을 알아볼 수 있게 하는 것도 중요하다. 이것은 첫 이메일에는 필수적이지 않지만, 지원서에서 사용한 공식적인 이름을 알려주면서 컨택을 한 번 더 할 수 있는 좋은 기회이기도 하다.

• 화려한 포맷을 이메일에 사용하지 마라 (이메일 서명을 포함해서 말이다).

후속 컨택

대부분의 교수님들이 수많은 이메일을 받으시기 때문에, 당신이 모든것을 똑바로 한다고 하더라도, 당신의 이메일이 묻혀서 답장을 받지 못할 경우도 있다. 만약 당신이 이메일을 대략 일주일만에 받지 못했다면, 공손하게 이전 이메일을 받는지 묻는 메일을 이전 이메일의 내용과 함께 쓰라. 그래도 답장을 받지 못한다면, 그 지도교수는 정말 강력한 스팸필터가 있던가, 아니면 당신의 지도교수로 삼고 싶지 않을 사람일 것이다.

Conclusion

좋은 박사과정 프로그램에 들어가는 것은 정말로 경쟁이 심하고, 교수님들은 가능한 최고의 학생들을 구분하여서 자신의 연구실로 끌어들이길 바란다. (버지니아 대학을 포함해서) 당신이 가려하는 어떤 학과든, 합격률 퍼센트는 한자리 수를 넘지 않는다. 가장 인기있는 학과들은, 소속 교수들이 모르는 사람에게로부터 추천 받은 학생에게 아주 조금의 자리밖에 매년 주지 않는다.

알맞은 지도교수와 학과를 찾는 것에는 노력이 필요하지만, 예비 지도교수님들을 직접 컨택하는 것은 당신의 관심사와 목표에 잘 맞는 연구실을 찾고 당신이 합격할 확률을 높이는 데에 가장 좋은 방법이다.

당신이 이 글을 전부 읽고 실행 했다면, 버지니아 대학 컴퓨터 공학과에 박사과정으로 오는 것에 대해서 언제든지 나에게 연락주길 바란다. 당신의 목표는 연구 아이디어들에 관한 흥미있는 이메일 대화를 시작하는 것이다.

만약 당신의 관심사가 내 연구 주제와 어울리지 않는다면, 아래에 댓글로 일반적인 조언에 대해 물어보길 바란다.

링크

성공적인 박사과정을 위해 이 글을 읽어보길 바란다: My Advice Collection on other topics.

박사과정을 마쳤다면, 이글이 도움이 되길 바란다: How to Live in Paradise!

좋은 글이라고 생각해서 퍼왔습니다. 원글의 댓글에는 교수님께서 더 구체적인 조언을 해주십니다. 특히 컴공관련해서 유학생각이 있으신분들에게 도움이 되길 바랍니다.

https://thesistips.wordpress.com/2012/07/30/how-to-write-to-a-prospective-phd-supervisor/

이 글은 Dr. Faye Hicks께서 쓰신 위의 "How to write to a prospective PhD (or Post-Doc) supervisor"를 번역한 글입니다.

How to write to a prospective PhD (or Post-Doc) supervisor

POSTED ON JULY 30, 2012 UPDATED ON JULY 12, 2017

최근들어서 많은 사람들이 내 웹페이지에 박사과정 지도교수에게 컨택을 하는 방법을 찾다가 들어온다는 것을 알았다. 그리고 내가 개인적으로 받는 같은 종류의 이메일이나 편지들도, 나랑 전혀 관계가 없거나 정말 제대로 쓰여지지 않았다는 사실을 알게되었다. 그래서, 박사 (혹은 석사) 과정에 들어가려는 많은 학생들을 도와주기위해서 조언들은 몇가지 써보는 것도 좋은 아이디어라는 생각이든다. 똑같은 원리는 박사 후 과정을 구하려는 사람에게도 적용된다.

이러한 편지를 쓸 때는 (컨택을 할때에는) 보통 두가지의 부류이다: 당신이 경제적인 지원이 필요하거나, 아니면 필요가 없거나. 만약에 당신이 큰 장학금을 받는다거나, 개인적으로 돈이 아주 많다면, 당신은 후자에 속하며, 편지를 시작할 때에 바로 언급하는 것이 좋다. 당신은 확실하게 기억될 것이다! 왜냐하면 99%의 사람들은 지도교수에게서 어떠한 경제적인 지원을 기대하고, 대학원을 들어가기에 충분한 돈이 없기 때문이다. 당신의 미래의 지도교수가 당신이 돈이 필요없다는 것을 알면, 그는/그녀는 당신의 이메일을 더 자세히 읽을 것이며, 그 결과 합격할 가능성도 더 많아진다.

당신은 "교수님한테 굳이 미리 컨택이 필요해? 그냥 학과에 입학 신청서 작성하면 되는 거 아니야?"라고 생각할 수도 있다. 하지만 사실은, 수백명의 사람이 같은 포지션에 지원을 하고 만약 그 학교의 교수님에게 컨택이 없이 지원서만 작성했다면, 당신은 전혀 눈에 띄지 않을 것이다. 게다가, 대부분의 대학원생들 (특히 박사과정생들)과 포닥들은 특정한 교수님이 그들에게 관심을 보여서 합격되는 경우가 많다. 그래서 만약 당신이 교수님에게 컨택을 하지 않았다면, 아무도 당신을 입학시키려 압력을 넣지 않을 것이다.

당연히 다음에 오는 질문은 이제 이메일을 쓸 것인가, 아니면 편지를 쓸 것인가? 이다. 정답은 '둘다'이다. 이메일을 쓰되, 정식적인 편지의 형식으로 쓰라. 구체적으로, 제목은 유용한 정보를 담아야하며, 적절한 안부와 인사를 하고, 알맞은 문단을 쓸 것이며, 생각을 잘 정리하고, 철자와 문법이 맞게 쓰며, 제대로 된 끝맺음을 하는 것이다. 결국에는, 당신은 일자리를 위해 구직을 하는 것이고, 어떤 의미에서는, 당신의 입학 신청서가 당신의 이력서와 같고, 당신이 쓰려고하는 이메일이 구직하려는 커버레터 혹은 자기소개서와 같다는 것이다. 구직시에 자기소개서를 잘 쓰는 사람들 처럼, 미래의 지도교수에게 이메일을 잘 쓴다면, 입학의 확률은 더 높아질 것이다.

자기소개서를 쓰는 방법에 대한 내 포스트를 읽고 거기서 지도교수에게 컨택하는 팁을 얻을 수도 있겠지만, 아래에 좀더 대학원 혹은 포닥에 지원하려는 당신에게 더 맞춤의 팁이 있다.

Do Your Research - 지도교수에 대한 공부를 하라

특정한 교수에게 특정한 분야의 연구를 가지고 컨택을 하는 것은 아주 중요하다. 나는 "Dear Sir" 로 시작하면서 수신인 란에 나를 포함한 20명의 다른 사람들이 적혀있는 단체 메일들을 많이 받는다. (역주. 원글 글쓴이분께서는 여성분이십니다.) 이런 이메일들은 바로 휴지통으로 들어간다. 첫번째로, 모든 교수님들이 남성일 것이라고 생각하는 사람은 19세기에 살고 있으며 현재의 문학이나 기술과는 전혀 동떨어져있다고 생각한다. 두번째로는 나는 (다른 교수님들과 마찬가지로) 다른 19명과 동일한 이메일을 받는다면, 다른 누군가가 그 사람에게 답변을 해도 상관없겠지 라고 생각하고 내 시간을 낭비하지 않을 것이다. 더군다나, 나는 하천의 얼음을 연구하는 사람이다. 오직 그것만을 연구하고, 지하수나 상수도 시설 관리 및 건설, 화학공학이나 핵물리학은 앞으로 전혀 연구할 생각이 없다. 하지만, 엄청나게 많은 학생들이 내게 이메일을 써서 위의 주제들을 같이 연구해도 되겠는지 물어보고 (전혀 더 상관없는 주제들도 많았다), 내가 그 연구에 돈을 지불하길 바란다! 나는 그러한 이메일들도 전부 지워버린다. 만약 당신이 혹시라도 교수님도 이 주제에 관심있지 않을까하고 요행을 바라거나 잘못된 희망을 가지고 있다면, 당신은 정말 시간낭비를 하는 것이다. 생각을 해보라 - 당신은 당신이 최소한의 조사도 해보지 않은 연구분야에 들어가려고 하고 있는 것이다. (예를 들어, 인터넷에 간단히 쳐보기만 해도 당신의 관심분야에 대한 연구를 누가 하고있는 것 쯤은 간단히 알 수 있다.) 혹시라도 당신의 이메일을 읽는 교수가 있다면 그들 모두는 당신은 정말 게으르며, 연구자로써 자격이 덜 됐다고 생각할 것이다. 당연히 그들은 당신을 합격시키지 않을 것이다.

누군가가 당신을 합격시키려고 하게끔 하려는 가장 좋은 수단은, 당신의 관심분야와 같은 사람을 찾는 것이다. 그러므로, 최소한 교수님들의 홈페이지는 들어가서 당신의 분야와 어떠한 교차점이라도 있는지 찾아보아야한다. 만약에 그렇지 않으면, 당신은 당신 시간을 (교수님의 시간도) 낭비하는 것일 뿐이다. 모든 교수님들은 이미 잘 정의된 연구 분야가 있고, 그 특정한 연구분야에서 연구비를 얻는다는 것을 아는 게 중요하다. 그래서, 그들의 연구분야에 관심을 보이는 것이, 당신의 관심분야를 그들에게 설득시키는 것보다 훨씬 더 중요하다.

많은 학생들이 특정한 박사 (혹은 석사) 연구분야를 미리 생각 해놓진 않고, 박사과정을 할 수 만 있다면 거의 어떤 프로젝트도 할 의지가 있다는 것도 사실이다. 그건 정말로 괜찮으니까 이메일에서 인정하길 바란다. 사실은, 미래의 지도교수에게 어떤 연구를 하는지, 대학원생을 받을 프로젝트가 혹시 있는지 물어보길 권장한다. 개인적으로, 나는 이렇게 하는 학생들과 이메일을 주고 받는것이 그들이 무엇을 연구할 것인가에 대해 듣는 것보다 (특히 내 분야와 전혀 관계없을때에) 훨씬더 흥미있기 때문이다.

Demonstrate Your Relevant Merits - 관계있는 당신의 장점을 보여라

이것은 다시 한번 강조하지만 당신의 연구에 아주 중요하다. 당신이 충분한 학점을 가지고 있지 않은데, 대학원에 지원하는 것은 의미가 없는 짓이지만, 놀랍게도 수많은 사람들이 그렇게 하고 있다. 대부분의 대학교는 홈페이지에 학점관련 요구사항을 적어놓는다 - 그것을 확인하고 그건 "최소한의" 요구사항이라는 것을 명심하길 바란다. 이러한 최소 요구조건을 충족한다고 해서 반드시 합격하는 것은 아니다; 특히 특정한 교수님에게 컨택을 하지 않아 당신을 요구하지 않는 경우에는 더 그렇다. 또한, 프로그램에 따라 이러한 요구조건이 다르다는 것을 명심하길 바란다. 예를 들어서, 대부분의 캐나다 대학들은 공대 박사과정에 들어가기 위해 석사 학위가 필요하다. 반면에, 자연계 프로그램은 그렇지 않을 수도 있다. 당신의 미래의 지도교수에게 이메일을 쓸 때에, 이러한 요구사항을 확인했고 당신이 그것을 모두 만족한다는 것을 확실히 이야기 하라. 당신이 만약 석사를 끝냈다면, 당신의 졸업 논문 제목과 지도교수의 이름을 이메일에 적길 바란다.

또한 당신은 당신의 학력 배경이 교수의 연구 분야와 관련이 있다는 것을 보여주어야 한다. 예를 들어, 하천의 얼음을 연구하는 수자력 엔지니어로써, 나는 환경공학에 석사학위를 딴 학생을 고용하지는 않을 것이다. 우리 둘다 토목 공학과 관련은 있지만, 수자력 공학에 그렇게 관련이 있지는 않기 때문이다. 실제로, 연구에 요구되는 스킬은 당신이 어떠한 연구경험이 있는 지만큼 자세할 수도 있다. 이러한 의미에서, 당신은 정말로 교수님의 논문을 몇개 다운받아서 읽어야 하며, 그럼으로써 그들이 어떠한 학생을 찾고 있을지 생각을 해보아야 한다. 예를 들어, 만약 어떤 교수가 수학적 모델링을 연구하고 있는데 당신이 그러한 경험이 있다면 (수업을 단하나 들었을 지라도) 반드시 이메일에 그것을 이야기 하길 바란다. 그렇게 함으로써 모델링에 전혀 경험이나 관련이 없는 학생보다 훨씬 더 교수님의 흥미를 불어일으킬 수 있다. 석사를 지원하는 학생에게는 연구 경험이 훨씰 더 적게 요구될 수 있다. 그러므로 관련 수업을 들은 경험이 일반적으로 필수적이고, 어떠한 종류든 연구 겸험 (에를 들어 여름 인턴이나 협력 연구 인턴) 등은 좋은 것이지만 필수적이지는 않다.

당신이 컨택할 교수들에 대해 알아보는 것은 당신에게 맞는 사람들에게 컨택을 하게 도와줄 뿐 아니라, 당신이 주도적이고, 호기심이 많으며, 재주가 있는 사람이라는 것을 보여줌으로써 교수들의 흥미를 유발할 기회를 높이기도 한다.

Keep it Brief - 간단하게 쓰라

박사과정 지원자들에게서 받는 많은 이메일들이 너무 길다 (두 페이지 이상). 내가 그런 긴 이메일을 열게되면, 나는 주로 이메일을 잠시 닫고, 나중에 좀더 시간이 있을때 다시 열어보려고 생각한다. 하지만, 나는 하루에 100통 이상의 이메일을 받으며, 그런 경우 종종 그 이메일에 대해 잊어버리기도 한다. 때때로 나중에 보려고 이메일을 마크하기도 하지만, 나는 항상 100통 정도의 그런 마크된 이메일이 있으며, 자주 뒤섞여서 이메일을 잃어버리기도 한다. 반면에, 이메일이 한 두 문단이기만 하면, 나는 그걸 그자리에서 바로 읽는다. 내가 특별난게 아니라; 사실은 많은 교수들이 하루에 몇백통의 이메일을 받으며, 그중에 몇개만 읽는다. 당신이 이메일을 쓰면서, 그것을 간략하게 쓰려는 노력을 절실히 해야한다는 것을 명심하라. 최대한 2문단이고 그이상을 넘지 않도록 목표하는 것이 좋다. 당신의 목적은 대화를 시작하기 위해 교수의 흥미를 유발하는 것이지, 첫 이메일에서 당신의 인생스토리를 전부 털어놓을 필요는 없다.

Put Something Meaningful in the Subject Line - 제목에 무언가 의미 있는 말을 적으라

교수들과 같이 엄청난 숫자의 이메일을 받는 대부분의 사람들은 그들이 읽을 이베일의 우선순위를 제목만을 보고 정한다. 만약 당신의 이메일 제목란이 비어 있거나, "C.V." 혹은 더 최악으로 "hey professor"라고만 쓰여져 있다면, 영원히 잊혀지게 될 것이다. 당연한 이유로, "Prospective PhD student seeking to study river ice" 같은 이메일 제목은 내 관심을 확 끌 것이다. 교수생활을 하는 24년간 난 단한번도 이런 제목의 이메일을 받은 적이 없다 (적어도 내가 이글을 쓰기 전까지는 ).

Attach Supporting Material - 증명자료를 첨부하라

당신의 성적표를 스캔해서 당신의 이력서와 함께 이메일에 첨부하라. 지원 절차를 위해서 공식적인 서류를 보내야 하지만, 교수들이 그걸 직접 찾아보기에는 시간이 걸린다. 만약 이것들을 제공함으로써 교수의 시간을 절약하게 할 수 있다면, 그들은 더 회신할 가능성이 높다. 하지만 기억하라, 모든 비공식 성적표는 정식 성적표와 비교가 되어진다. 만약 그 둘 사이에 어떠한 차이도 있다면 (그것이 얼마나 작을지라도), 입학을 받을 기회는 날아가 버리는 것이다.

만약 당신이 논문이나 학회논문을 낸 적이 있다면, 그것도 이메일에 첨부하라. 이것은 당신의 연구 효율성을 증명해줄 뿐만 아니라, 교수들에게 당신의 연구배경과 글쓰기 실력을 알려주는 더좋은 지표가 된다.

Do you need to do this to get into a Masters program? - 석사에 지원할 때에도 똑같이 해야하나요?

학부생이 석사를 지원한다면? 석사 지도교수들에게 컨택을 해야하는가? 그것은 당신이 관심있고 연구하려는 특정한 분야가 있느냐 없느냐에 따라 다르다. 만약 있다면 그 분야의 교수들에게 컨택을 해서 받아줄 수 있는지 몰어보는 것이 당연하다.

Good luck ! 

대학원 지원하는 과정에서, 특히 유학을 준비하는 과정에서 궁금해 하시는 분들이 많더군요. 마침 정말 좋은 글이 있길래 번역해서 올려봅니다.

원문은 여기서 찾으실 수 있습니다.

작년 이맘 때 쯤에, 나는 UC 버클리에서 온 최종 불합격 편지를 읽고 있었다. 놀랍지는 않았다. 이메일이 왔을 때 쯤에는 다른 4 학교 - 예일, 프린스턴, 하버드, 펜실베니아 대학교 - 도 이미 인류학 박사과정 지원을 거절 했었으니까. 하지만 버클리의 불합격 통보는 상처가 더 남았다. 거기엔 내가 "훌륭한 대학원 후보"라고 적혀있었고, "당연히 다른 학교에서도 여러군데 합격을 받았을 것"이라고 적혀있었다. 거짓말하진 않겠다. 나는 눈물을 흘렸다.

내가 자만하고 있었을 지도 모른다. 하지만 계속된 불합격은 방심한 나를 찔러버렸다. 지원 절차 상으로는, 나는 내 모든 영역을 커버했다고 생각했다: 모범학생으로 학부생 내내 받은 전액 장학금, 인류학 석사 학위, Fullbright fellowship이라는 받기힘든 장학금도 받아 가면서 했던 연구 생활 등. 내가 받았던 추천서 중의 하나는 맥아더 재단에서 받은 것이었고, 나는 당연히 합격할 거라고 믿었다. 뭐가 잘못된 것이었을까?

대답은 간단했다: 나는 합격률을 너무 과대평가 했던 것이었다. 최근 몇년 사이에, 대학원 지망생 수가 엄청나게 늘었고, 특히 이공계를 제외한 분야에는, 연구비가 많이 줄어들었다. 예를 들어, 하버드의 인류학과는 매년 250명의 지원자를 받지만, 모집 정원은 10명을 넘지 않는다. 4% 정도의 합격률인 것이다. 다른 학과들은 더 치열하다 - 그들이 굳이 원해서가 아니라, 더 많은 사람을 받기에는 펀딩과 교수 모두 부족하기 때문이다.

나의 궁극적인 목표인 정교수가 될려면 내년에도 지원해야 한다는 것을 알고 있었다. 그래서 나는 자존심을 접고, 박사과정 중인 지인들에게 연락했다. 내가 불합격 됐다는 것을 알렸고, 다시 지원할 수 있도록 도움을 구했다. 다음은 당신이 박사과정이든, 로스쿨이든, 의대이든, 석사과정이든 간에 도움을 확실히 줄 수 있는 5가지의 팁이다.

1) 현재의 대학원생들은 대부분 지원과정에 대해 교수님들 만큼 잘 알고 있다.

교수님들로 부터 조언을 받는 것은 확연히 중요하다, 하지만 현 대학원생들은 종종 더 구체적인 조언을 해줄 수 있다. 그들도 비슷한 상황에 있기때문이다. 내 추천서를 써준 맥아더 재단 사람은 70세가 넘었다. 물론 그분은 학구적으로 훌륭하지만, 현재의 대학원생들이 겪는 경험과 그분이 반세기 전에 겪으신 경험과는 확연히 다르다.

내가 두번째 지원했을 때에는, 듀크에서 인류학 박사과정중인 내 친구 스테파니에게 전화를 걸었었다. 그녀의 충고는 요즘 학생들에게 기대되는 것들을 정확히 알려줘서 아주 적절했었다. 그녀는 그녀의 학과에서 돌아가는 상황이나, 펀딩 여부, 그리고 어떤 자격을 가진 학생들이 합격하는 지 등에 대해 알려주었다. 그녀는 또한 그녀가 썼었던 지원 에세이를 보내 주었다. 그것은 내 에세이의 아주 중요한 템플릿이 되었다. 만약 현재 대학원생들을 알지 못한다면, 지원하려고 하는 학교의 대학원생에게 컨택을 해보기 바란다 (보통 학과 홈페이지에 대학원생 리스트가 있다).

2) 지원하는 학교 수를 늘리되, 너무 많은곳에는 하지 말라.

당신이 지원하는 탑 3 프로그램에 합격하지 못할 가능성은 아주 높다. 당신이 자격이 없다는 것이 아니라, 제한된 정원에 지원자들이 너무 많아서이다. 내가 지원한 첫해에, 나는 실제 그들이 하는 연구에 대해 알아보진 않고, 학교의 네임밸류만 보고 지원했었다. 내가 재지원했을 때는, 이전에 지원했던 대부분의 학교 - 예일, 펜실베니아, 프린스턴 등 - 은 나의 관심 분야와 전혀 맞지 않았다. 오히려 다른 학과들이 학교밸류는 낮아도 내가 더 관심있어하는 분야의 선두주자였다.

정확히 몇개의 학교에 지원하는 지는 어려운 결정이다. 대학원생들에게 물어본 결과, 평균적으로 5개에서 10개 사이로 지원해야 한다고 했었다. 그래야 적어도 두개 이상은 합격해서 비용면에서 비교할 수 있게 된다. 안전하게 나는 10개의 프로그램에 지원했다. 물론 비용은 비쌌다. 나는 GRE 성적표 발행, 학교성적표 발행, 입학지원비 등으로 $1,500 이상을 썼다. 내가 GRE를 쳐놓지 않았다면 $300이 더 들었을 것이다. 지금와서 생각해보니, 10개의 프로그램에 지원하는 것은 너무 많다고 생각이 든다. 10개에서 6개로 줄여서 적어도 $500은 아낄 수 있었다고 생각한다.

학교에 지원할 때에 그 학교 이름만으로 지원해서는 안되지만, 프로그램의 랭킹은 중요 고려사항이 된다. 학계에서 직장을 잡는 것은 어느때보다도 어려워졌다. 물론 덜 유명한 학교에서 뛰어나게 할 수는 있겠지만, 당신이 안전빵으로 넣은 학교에서 학위를 따는 것은 구직시장에서 그리 매력적으로 보이진 않을 것이다.

3) 지원기간이 시작하기 전부터 지원서 작성하는 것을 시작하라.

대학교들은 보통 9월달에 입학 지원을 열지만, 그 이전부터 에세이를 쓴다던지 교수님에게 컨택을 할 수 있다. 컨택을 더 빨리 하면 할 수록, 교수님들은 더 적은 학생들과 이야기 하셨을 것이고, 그러면 교수님들이 당신의 이름을 기억하실 가능성이 더 높다.

내가 첫해에 지원했을 때에는, 난 입학지원을 10월까지 시작하지 않았었다. 어떤 교수님들에게는 12월까지 컨택을 하지 않았기도 했다 (지원 기간이 끝나기 바로 몇주 전까지 말이다). 당연히, 답장은 오지 않았다.

이번에는, 교수님들에게 지원 마감 6개월 전인 6월에 컨택을 하기 시작했다. 하지만 당신이 명확하게 말할 것이나 질문할 것이 있을 때만 컨택을 하기 바란다. 모호한 자기소개나, "이 프로그램이 나에게 맞을까요?" 같은 질문들은 아마 눈쌀을 찌푸리게 할 것이다. 프로그램이 나에게 맞는지 안맞는지는 당신을 만나보지도 않은 교수님이 아니라 당신 자신만이 알 수 있다.

대신에, 간단하게 서너 문장으로 당신이 한 경험을 요약하고 당신이 구체적으로 어떤 것에 왜 관심이 있는지를 쓰라. 교수님들에게 이전에 수행하셨던 프로젝트나 예전 대학원생들의 연구 주제들을 여쭤보는 것은 그 교수님이 어떻게 대학원생을 관리 하시는지 알 수 있고 당신이 거기에 맞는지 알 수 있다.

4) 당신 학과의 언어를 말하라.

당신이 지원하고 싶은 연구실과 교수님 및 프로그램을 정한 다음에는, 각각의 지원서를 지원하는 학과에 맞게 쓸 차례이다. 그 학과가 당신이 관심있는 특수 연구센터가 있는가? 반드시 그걸 언급하라, 그리고 그게 어떻게 당신 연구에 도움이 될 것인지를 쓰라.

왜 당신이 이 학과에 지원하는지 구체적으로 이야기해야한다는 것을 명심하라, 그리고 특히 어떤 특정한 교수님과 왜 연구를 하고 싶은지 쓰라. 학과 교수님의 연구를 꼼꼼이 읽는 것은 그 학과에서 어떤 전공 질문을 할 건지에 대한, 그리고 당신의 관심 분야와 어떤 교수님이 가장 잘 맞는 지를 알 수 있는 유일한 방법이다. 이렇게 읽는 것은 당신이 속한 분야에서 특정한 문제에 대해 어떻게 접근하는지, 당신이 면접과 에세이에서 어떤 용어를 써야하는지를 이해하게 도와준다.

5) 당신의 에세이는 정답을 말하는게 아니라 질문을 던져야 한다.

입학 심사위원단은 한 분야에서 당신이 모든 것을 알고있길 기대하지 않는다. 결국, 그게 당신이 대학원에 가는 이유이니까. 하지만 그들은 당신이 똑똑한 질문을 하길 원한다. 아주 오래되고 전통적인 질문인 "a gap in the literature"를 밝히고 싶다는 것은 요즘은 통하지 않는다. 대신에, 당신의 분야에서 정확하고 사려깊은 질문들을 물어보고, 그것들을 어떻게 접근하여 해결할 것인가에 대해 설명하라. 이러한 질문과 대답은 당신이 "gap in the literature"를 알고 있다는 걸 나타낼 뿐만아니라, 어떻게 그 gap을 채울 것인가 명확한 계획을 가지고 있다는 것도 나타내어 준다.

입학과정은 위험한 도박이다.

위의 조언들을 다 따른다 하더라도 입학 대박을 친다고 장담할 수는 없다. 현실은 최고의 지원서들도 학교에 의해 종종 지나쳐 버리게 되는 것이다. 내가 탈락한 하버드의 한 교수님이 말씀하셨듯이, "자네가 불합격 한 것이 전적으로 자네의 잘못이라고 생각하진 않네. 내 생각은 지원자가 아주 많았고 모집 정원은 아주 적었다는 게 주된 이유인 것 같아. 예들 들어보자면: 우리는 미국의 어떤 탑 학교라도 들어갈 수 있는 아프리카학 지원자가 적어도 7명이 있었네. 하지만 오직 한명만 받을 수 있었지. 무지하게 낮은 합격률 때문에, 그 과정은 운에 많이 좌우되었어."

그러니까 만약에 불합격 하더라도, 너무 낙담하지 말길 바란다. 한편으로는 그게 결국에는 축복이 될 수도 있다. 대학원은 분명히 모두를 위한 것은 아니다. 미국 역사상 최다의 고학력자가 구직을 하면서, 고용주들은 수많은 자격자들 중에서 선택할 수 있게 되었다. 대학원 학력은 예전만큼 인센티브가 아닌것이다. 때때로는, 실제 직장 경력이 최고의 대학원 학위보다 더 나을 수도 있는 것이다.

하지만 만약 자신의 목표를 위해 대학원 학위가 필요하다면, 유일한 옵션은 계속 두드려보는 것 뿐이다. 지원을 매번 할 때마다 그것은 당신의 목표와, 자격, 그리고 왜 지원하는 지에 대한 것을 더 다듬을 수 있는 기회가 된다.

올해, 나는 인류학 박사 과정 탑 프로그램 중 세군데에 합격을 했다. 내가 가장 가고 싶어했던 UC 버클리를 포함해서 이고, 거기서 충분한 생활비와 전액 장학금을 약속했다. 버클리의 후보생 오리엔테이션을 참석한 후에, 나는 그들의 오퍼를 행복하게 받아들였다. 내가 그곳을 방문 하는 중에, 한 교수님은 내 지원서를 보고 "우리 이학생 꼭 받아야해!" 라고 외쳤다고 말씀해 주셨다. 1년만에 얼마나 다른 결과인 것인가.

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출처: "I was rejected by every PhD program I applied to .This year, I got into my top choice. Here's how." by Levi Vonk

요약하자면,

1. 교수님들에게 조언을 구하는 것도 좋지만 대학원생에게서 생생한 조언을 들어라.

2. 지원하는 대학 수를 알맞게 조절하여 네임밸류와 프로그램 랭킹을 둘다 고려하라

3. 지원기간 훨씬 전부터 지원 준비를 시작하라.

4. 지원 학과 교수님의 관련 연구를 탐독하여 그들의 언어를 익혀라.

5. 구체적이고 생각이 깊은 에세이를 써라.

정도 일 것 같네요.