Gun들지마의 Bioinformatics 생명정보학

오랜만에 쓰는 대학원 유학 관련 글입니다. 많은 지원자분들께서 Thank you letter를 써야하는지 그 존재조차 모르는 분들이 많아서 글을 써봅니다.

Thank you letter는 인터뷰 혹은 면접을 본 후에 감사인사를 전하는 이메일입니다. 취업 면접을 보고 나서 hiring manager 혹은 interviewer에게 시간을 내줘서 감사했다고 하는 내용의 이메일이며, 대학원 면접에도 특히 해외 대학원 면접 후에 교수님께 똑같이 이메일을 쓸 수 있습니다.

- Thank you letter는 꼭 써야하나요?

아니요. 굳이 쓰지 않으셔도 됩니다. 아마 땡큐레터를 쓰지 않으셔도 합격/불합격에는 크게 영향을 주지 않을 수 있습니다. 하지만 바르게 쓴 땡큐레터는 교수님에게 좀더 좋은 인상을 남길 수 있으며, 혹시 인터뷰 중 불만족스러운 대답을 하였거나 자신에 관한 어필이 모자라다 싶을 때 그것을 보충할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.

- Thank you letter는 언제 써야하나요?

보통 인터뷰 후 24시간에서 48시간 사이에 쓰는 것이 좋습니다. 그 이유는, 교수님의 뇌리에 인터뷰에 관한 기억이 생생하게 남아있을 때가 좋으며 너무 이른 땡큐레터는 기계적으로 보일 수도 있고 너무 늦은 땡큐레터는 부지런하지 않다는 인상을 줄 수도 있습니다.

- Thank you letter에는 어떤 내용이 들어가야 할까요?

여러가지 내용이 들어갈 수 있지만, 주로 들어가야 할 내용은 1) 인터뷰에 할애해주신 시간과 대학원생으로 고려해줘서 감사하다는 내용 2) 인터뷰 중에 나눴던 특정 주제의 대화 3) 내가 이 대학원 프로그램에 정말 관심이 있고 나는 정말 좋은 candidate이라는 강조 4) 나의 장점을 어필할 수 있는 나에 관한 한가지 구체적인 사실 등이 들어갈 수 있습니다.

또한 인터뷰 중에 말하고 싶었지만 까먹었던 내용, 교수님의 연구에 관한 좀더 심화된 질문 등이 들어갈 수 있습니다.

- Thank you letter의 예제를 보여주세요

인터넷 검색해서 가져온 몇몇 예제입니다.

@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

Dear Dr. Scheibel,

I wanted to thank you for generously considering me for the Masters of Biology program at MIT. I know that you have a busy schedule, and I appreciate your time interviewing me and sharing some of what makes MIT unique.

The interview with you shed some light on what I can expect in the program. I especially like how MIT has biology research labs on-site and opportunities for internships. I believe that my background in working in a biomedical research lab for the past two years has prepared me for the next step in my career, which is obtaining my graduate degree to study microbial diseases.

Again, thank you for your consideration, and I look forward to hearing from you on your final decision.

Sincerely,

Jane Doe

@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

Dear Dr. Roderick,

I hoped to reach out and thank you for talking with me about the opportunity to study mathematics at UCLA’s Mathematics Graduate Program. Your dedication to interviewing me with your busy schedule shows me how concerned UCLA is with considering candidates for their graduate programs.

Thank you for explaining how the library at UCLA has its own collection of mathematic resources that I could use while studying. Because of my experience in tutoring math at the undergraduate level, I think that I would be able to accomplish my dream of teaching mathematics at a university.

I am happy to have learned more about the program and hope to hear from you when final decisions are made.

Sincerely,

John Doe

@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

Subject Line: Thank you [Interviewer’s Name]!

Hello [Interviewer’s Name],

Thank you so much for taking the time to meet with me to discuss the [position name] position today. It was a pleasure to learn more about the position and about working with the consulting team.

Our discussion made me even more excited to join [Company name]. I was particularly interested in [something you discussed during the interview]. Considering this, I think that my [relevant skills and experiences] would make me an excellent candidate for this role.

I look forward to discussing this position with you more in the future. Please don’t hesitate to reach out if you need any additional information.

Thanks again for your time!

Best,

[Your name]

[Your email address]

[Your phone number]

@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

- 또한 다음은 Thank you letter에 들어가야할 항목들을 정리해놓은 좋은 글이라서 가져와보았습니다. 출처는 여기

1. Write a clear subject line

The first thing that employers (or anyone) see before opening an email is the sender and, more importantly, the subject line. Thus, it’s best to choose a subject line that clearly conveys your message. If you want to go with something a little more formal, consider something like:

• “Thank you for your time”
• “Thanks for the interview yesterday” (or today, depending on when it was)
• “I enjoyed learning more about [Company name]”

Alternatively, if you want to go with something a little more casual, feel free to choose one of these options:

• “Thank you, [Interviewer’s Name]!” 
• “Great meeting you [yesterday/today]!”
• “Thank you!”

And that’s it for the subject line! What’s next?

2. Start with a greeting

Once you’ve gotten your subject line down, it’s time to get into the actual content of the email. Wondering about the best way to do that? Start off with a personal greeting!

There are a few common ways of doing this, including “Hello [Interviewer Name]” or “Dear [Interviewer Name].” When greeting your interviewers, remember to address them with the name they provided to you, which is typically either their first name or title.

If you were interviewed by more than one person, it’s best to send thank-you notes to each of them (each with their own, unique personal greetings).

3. Show that you’re appreciative

After your greeting, it’s always best to start with an expression of gratitude. Thank your interviewer(s) for taking the time to meet with you, and for considering you for the position. Remember to be genuine and include the specific job title, as employers or hiring managers may be assessing applicants for multiple positions at once.

And, if you have anything else you want to thank your interviewer(s) for, you can do that here too.

4. Re-emphasize your interest in the position

While it’s important for your employer to know that you’re qualified and ready for the position, they also want candidates who are eager and enthusiastic about joining the company. So, when writing your thank-you email (or letter), be sure to re-emphasize your interest in the position.

Alternatively, if the interview helped you realize that you’re actually not as interested in the position as you thought you would be, make sure to state that in your email instead! This will help employers narrow down candidates, and your honesty will certainly be appreciated.

5. Mention something specific you discussed in the interview

Thank-you emails are written for many reasons. Most of all, though, they are written to stand out from other applicants. So, how can you make sure your email does just that?

Well, one way is by personalizing your thank-you email. This can, and ideally should, extend beyond the greeting. To make your email as individualized as possible, mention something specific that was discussed in the interview. This may be something that was particularly interesting to you about the position or the company itself, but be sure to explain why it stood out to you. If possible, elaborate on how your skills and experiences can help the employer reach company goals (especially if they’re relevant to what you just mentioned!).

6. Let them know that they can contact you for further information

Close off your thank-you letter by prompting your interviewer(s) to take the next step and let them know that they can contact you for further information (or a reference, another interview, etc.). Something along these lines will do the trick:

“Please feel free to contact me should you need any additional information that could assist with the decision-making process.”

7. Sign-off, professionally

Finish off your thank-you email by once again thanking your interviewers. Then, sign off with a “Sincerely,” (or “Best,” “Warmly,” “Thank you for your time,” etc.) followed by your full name. 

Be sure to list your basic contact details (i.e. email address and phone number) below your name, to make it easier for the hiring team to contact you if any further information is needed. 

And with that, you’re done! Let’s take a look at what such emails should look like when each step is completed.

대학원 지원하는 과정에서, 특히 유학을 준비하는 과정에서 궁금해 하시는 분들이 많더군요. 마침 정말 좋은 글이 있길래 번역해서 올려봅니다.

원문은 여기서 찾으실 수 있습니다.

작년 이맘 때 쯤에, 나는 UC 버클리에서 온 최종 불합격 편지를 읽고 있었다. 놀랍지는 않았다. 이메일이 왔을 때 쯤에는 다른 4 학교 - 예일, 프린스턴, 하버드, 펜실베니아 대학교 - 도 이미 인류학 박사과정 지원을 거절 했었으니까. 하지만 버클리의 불합격 통보는 상처가 더 남았다. 거기엔 내가 "훌륭한 대학원 후보"라고 적혀있었고, "당연히 다른 학교에서도 여러군데 합격을 받았을 것"이라고 적혀있었다. 거짓말하진 않겠다. 나는 눈물을 흘렸다.

내가 자만하고 있었을 지도 모른다. 하지만 계속된 불합격은 방심한 나를 찔러버렸다. 지원 절차 상으로는, 나는 내 모든 영역을 커버했다고 생각했다: 모범학생으로 학부생 내내 받은 전액 장학금, 인류학 석사 학위, Fullbright fellowship이라는 받기힘든 장학금도 받아 가면서 했던 연구 생활 등. 내가 받았던 추천서 중의 하나는 맥아더 재단에서 받은 것이었고, 나는 당연히 합격할 거라고 믿었다. 뭐가 잘못된 것이었을까?

대답은 간단했다: 나는 합격률을 너무 과대평가 했던 것이었다. 최근 몇년 사이에, 대학원 지망생 수가 엄청나게 늘었고, 특히 이공계를 제외한 분야에는, 연구비가 많이 줄어들었다. 예를 들어, 하버드의 인류학과는 매년 250명의 지원자를 받지만, 모집 정원은 10명을 넘지 않는다. 4% 정도의 합격률인 것이다. 다른 학과들은 더 치열하다 - 그들이 굳이 원해서가 아니라, 더 많은 사람을 받기에는 펀딩과 교수 모두 부족하기 때문이다.

나의 궁극적인 목표인 정교수가 될려면 내년에도 지원해야 한다는 것을 알고 있었다. 그래서 나는 자존심을 접고, 박사과정 중인 지인들에게 연락했다. 내가 불합격 됐다는 것을 알렸고, 다시 지원할 수 있도록 도움을 구했다. 다음은 당신이 박사과정이든, 로스쿨이든, 의대이든, 석사과정이든 간에 도움을 확실히 줄 수 있는 5가지의 팁이다.

1) 현재의 대학원생들은 대부분 지원과정에 대해 교수님들 만큼 잘 알고 있다.

교수님들로 부터 조언을 받는 것은 확연히 중요하다, 하지만 현 대학원생들은 종종 더 구체적인 조언을 해줄 수 있다. 그들도 비슷한 상황에 있기때문이다. 내 추천서를 써준 맥아더 재단 사람은 70세가 넘었다. 물론 그분은 학구적으로 훌륭하지만, 현재의 대학원생들이 겪는 경험과 그분이 반세기 전에 겪으신 경험과는 확연히 다르다.

내가 두번째 지원했을 때에는, 듀크에서 인류학 박사과정중인 내 친구 스테파니에게 전화를 걸었었다. 그녀의 충고는 요즘 학생들에게 기대되는 것들을 정확히 알려줘서 아주 적절했었다. 그녀는 그녀의 학과에서 돌아가는 상황이나, 펀딩 여부, 그리고 어떤 자격을 가진 학생들이 합격하는 지 등에 대해 알려주었다. 그녀는 또한 그녀가 썼었던 지원 에세이를 보내 주었다. 그것은 내 에세이의 아주 중요한 템플릿이 되었다. 만약 현재 대학원생들을 알지 못한다면, 지원하려고 하는 학교의 대학원생에게 컨택을 해보기 바란다 (보통 학과 홈페이지에 대학원생 리스트가 있다).

2) 지원하는 학교 수를 늘리되, 너무 많은곳에는 하지 말라.

당신이 지원하는 탑 3 프로그램에 합격하지 못할 가능성은 아주 높다. 당신이 자격이 없다는 것이 아니라, 제한된 정원에 지원자들이 너무 많아서이다. 내가 지원한 첫해에, 나는 실제 그들이 하는 연구에 대해 알아보진 않고, 학교의 네임밸류만 보고 지원했었다. 내가 재지원했을 때는, 이전에 지원했던 대부분의 학교 - 예일, 펜실베니아, 프린스턴 등 - 은 나의 관심 분야와 전혀 맞지 않았다. 오히려 다른 학과들이 학교밸류는 낮아도 내가 더 관심있어하는 분야의 선두주자였다.

정확히 몇개의 학교에 지원하는 지는 어려운 결정이다. 대학원생들에게 물어본 결과, 평균적으로 5개에서 10개 사이로 지원해야 한다고 했었다. 그래야 적어도 두개 이상은 합격해서 비용면에서 비교할 수 있게 된다. 안전하게 나는 10개의 프로그램에 지원했다. 물론 비용은 비쌌다. 나는 GRE 성적표 발행, 학교성적표 발행, 입학지원비 등으로 $1,500 이상을 썼다. 내가 GRE를 쳐놓지 않았다면 $300이 더 들었을 것이다. 지금와서 생각해보니, 10개의 프로그램에 지원하는 것은 너무 많다고 생각이 든다. 10개에서 6개로 줄여서 적어도 $500은 아낄 수 있었다고 생각한다.

학교에 지원할 때에 그 학교 이름만으로 지원해서는 안되지만, 프로그램의 랭킹은 중요 고려사항이 된다. 학계에서 직장을 잡는 것은 어느때보다도 어려워졌다. 물론 덜 유명한 학교에서 뛰어나게 할 수는 있겠지만, 당신이 안전빵으로 넣은 학교에서 학위를 따는 것은 구직시장에서 그리 매력적으로 보이진 않을 것이다.

3) 지원기간이 시작하기 전부터 지원서 작성하는 것을 시작하라.

대학교들은 보통 9월달에 입학 지원을 열지만, 그 이전부터 에세이를 쓴다던지 교수님에게 컨택을 할 수 있다. 컨택을 더 빨리 하면 할 수록, 교수님들은 더 적은 학생들과 이야기 하셨을 것이고, 그러면 교수님들이 당신의 이름을 기억하실 가능성이 더 높다.

내가 첫해에 지원했을 때에는, 난 입학지원을 10월까지 시작하지 않았었다. 어떤 교수님들에게는 12월까지 컨택을 하지 않았기도 했다 (지원 기간이 끝나기 바로 몇주 전까지 말이다). 당연히, 답장은 오지 않았다.

이번에는, 교수님들에게 지원 마감 6개월 전인 6월에 컨택을 하기 시작했다. 하지만 당신이 명확하게 말할 것이나 질문할 것이 있을 때만 컨택을 하기 바란다. 모호한 자기소개나, "이 프로그램이 나에게 맞을까요?" 같은 질문들은 아마 눈쌀을 찌푸리게 할 것이다. 프로그램이 나에게 맞는지 안맞는지는 당신을 만나보지도 않은 교수님이 아니라 당신 자신만이 알 수 있다.

대신에, 간단하게 서너 문장으로 당신이 한 경험을 요약하고 당신이 구체적으로 어떤 것에 왜 관심이 있는지를 쓰라. 교수님들에게 이전에 수행하셨던 프로젝트나 예전 대학원생들의 연구 주제들을 여쭤보는 것은 그 교수님이 어떻게 대학원생을 관리 하시는지 알 수 있고 당신이 거기에 맞는지 알 수 있다.

4) 당신 학과의 언어를 말하라.

당신이 지원하고 싶은 연구실과 교수님 및 프로그램을 정한 다음에는, 각각의 지원서를 지원하는 학과에 맞게 쓸 차례이다. 그 학과가 당신이 관심있는 특수 연구센터가 있는가? 반드시 그걸 언급하라, 그리고 그게 어떻게 당신 연구에 도움이 될 것인지를 쓰라.

왜 당신이 이 학과에 지원하는지 구체적으로 이야기해야한다는 것을 명심하라, 그리고 특히 어떤 특정한 교수님과 왜 연구를 하고 싶은지 쓰라. 학과 교수님의 연구를 꼼꼼이 읽는 것은 그 학과에서 어떤 전공 질문을 할 건지에 대한, 그리고 당신의 관심 분야와 어떤 교수님이 가장 잘 맞는 지를 알 수 있는 유일한 방법이다. 이렇게 읽는 것은 당신이 속한 분야에서 특정한 문제에 대해 어떻게 접근하는지, 당신이 면접과 에세이에서 어떤 용어를 써야하는지를 이해하게 도와준다.

5) 당신의 에세이는 정답을 말하는게 아니라 질문을 던져야 한다.

입학 심사위원단은 한 분야에서 당신이 모든 것을 알고있길 기대하지 않는다. 결국, 그게 당신이 대학원에 가는 이유이니까. 하지만 그들은 당신이 똑똑한 질문을 하길 원한다. 아주 오래되고 전통적인 질문인 "a gap in the literature"를 밝히고 싶다는 것은 요즘은 통하지 않는다. 대신에, 당신의 분야에서 정확하고 사려깊은 질문들을 물어보고, 그것들을 어떻게 접근하여 해결할 것인가에 대해 설명하라. 이러한 질문과 대답은 당신이 "gap in the literature"를 알고 있다는 걸 나타낼 뿐만아니라, 어떻게 그 gap을 채울 것인가 명확한 계획을 가지고 있다는 것도 나타내어 준다.

입학과정은 위험한 도박이다.

위의 조언들을 다 따른다 하더라도 입학 대박을 친다고 장담할 수는 없다. 현실은 최고의 지원서들도 학교에 의해 종종 지나쳐 버리게 되는 것이다. 내가 탈락한 하버드의 한 교수님이 말씀하셨듯이, "자네가 불합격 한 것이 전적으로 자네의 잘못이라고 생각하진 않네. 내 생각은 지원자가 아주 많았고 모집 정원은 아주 적었다는 게 주된 이유인 것 같아. 예들 들어보자면: 우리는 미국의 어떤 탑 학교라도 들어갈 수 있는 아프리카학 지원자가 적어도 7명이 있었네. 하지만 오직 한명만 받을 수 있었지. 무지하게 낮은 합격률 때문에, 그 과정은 운에 많이 좌우되었어."

그러니까 만약에 불합격 하더라도, 너무 낙담하지 말길 바란다. 한편으로는 그게 결국에는 축복이 될 수도 있다. 대학원은 분명히 모두를 위한 것은 아니다. 미국 역사상 최다의 고학력자가 구직을 하면서, 고용주들은 수많은 자격자들 중에서 선택할 수 있게 되었다. 대학원 학력은 예전만큼 인센티브가 아닌것이다. 때때로는, 실제 직장 경력이 최고의 대학원 학위보다 더 나을 수도 있는 것이다.

하지만 만약 자신의 목표를 위해 대학원 학위가 필요하다면, 유일한 옵션은 계속 두드려보는 것 뿐이다. 지원을 매번 할 때마다 그것은 당신의 목표와, 자격, 그리고 왜 지원하는 지에 대한 것을 더 다듬을 수 있는 기회가 된다.

올해, 나는 인류학 박사 과정 탑 프로그램 중 세군데에 합격을 했다. 내가 가장 가고 싶어했던 UC 버클리를 포함해서 이고, 거기서 충분한 생활비와 전액 장학금을 약속했다. 버클리의 후보생 오리엔테이션을 참석한 후에, 나는 그들의 오퍼를 행복하게 받아들였다. 내가 그곳을 방문 하는 중에, 한 교수님은 내 지원서를 보고 "우리 이학생 꼭 받아야해!" 라고 외쳤다고 말씀해 주셨다. 1년만에 얼마나 다른 결과인 것인가.

Follow him on Twitter @VonkLevi. Learn how to write for Quartz Ideas. We welcome your comments at ideas@qz.com.

출처: "I was rejected by every PhD program I applied to .This year, I got into my top choice. Here's how." by Levi Vonk

요약하자면,

1. 교수님들에게 조언을 구하는 것도 좋지만 대학원생에게서 생생한 조언을 들어라.

2. 지원하는 대학 수를 알맞게 조절하여 네임밸류와 프로그램 랭킹을 둘다 고려하라

3. 지원기간 훨씬 전부터 지원 준비를 시작하라.

4. 지원 학과 교수님의 관련 연구를 탐독하여 그들의 언어를 익혀라.

5. 구체적이고 생각이 깊은 에세이를 써라.

정도 일 것 같네요.